Datenschutzerklärung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und Gesundheitsinformationen hat für uns höchste Priorität. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der Anforderungen der IEC 62304 für Medizinprodukte-Software.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und der zugehörigen Anwendung ist:
orjicloud IT-SolutionsOberes Biberfeld 2
86653 Monheim
Deutschland
E-Mail: privacy@orjicloud.de
2. Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzverantwortlichen erreichen Sie unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.
3. Begriffsbestimmungen
Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffsbestimmungen des Art. 4 DSGVO. Insbesondere sind folgende Begriffe von Bedeutung:
- Personenbezogene Daten
- Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person") beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten
- Daten über die Gesundheit, genetische Daten und biometrische Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Diese unterliegen einem besonderen Schutzregime.
- Verarbeitung
- Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).
- Auftragsverarbeiter
- Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (Art. 4 Nr. 8 DSGVO).
4. Kategorien der verarbeiteten Daten
Im Rahmen der Bereitstellung unserer Plattform verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Bestandsdaten: Name, akademischer Titel, Facharztbezeichnung, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer (falls angegeben), Praxisanschrift
- Zugangs- und Authentifizierungsdaten: Benutzername, Passwort-Hash, Zwei-Faktor-Authentifizierungs-Token, Zeitpunkt und Art der Anmeldung, IP-Adresse
- Kommunikations- und Nutzungsdaten: Nachrichteninhalte im kollegialen Austausch, Chat-Verläufe, hochgeladene Dokumente und Anhänge, Fallbeschreibungen (pseudonymisiert), Zeitstempel von Interaktionen
- Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO): Medizinische Fallinformationen, Diagnosen, Bilddaten, Laborwerte und sonstige Gesundheitsinformationen, die von Fachärzten im Rahmen der kollegialen Fallbesprechung freiwillig bereitgestellt werden
- Technische Protokolldaten: Server-Logfiles mit IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, User-Agent (Browserkennung)
- Cookie- und Tracking-Daten: Cookie-Präferenzen, Session-Identifier, ggf. pseudonymisierte Analyse-Daten (nur mit Einwilligung, siehe Abschnitt 7)
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten nur zu den nachfolgend genannten Zwecken und stützen uns dabei auf die jeweils angegebene Rechtsgrundlage:
| Verarbeitungszweck | Datenkategorien | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|---|
| Bereitstellung der Plattform & Vertragserfüllung | Bestandsdaten, Zugangsdaten, Kommunikationsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Kollegiale medizinische Fallbesprechung | Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), Kommunikationsdaten | Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Gesundheitsversorgung) |
| Authentifizierung & Zugriffskontrolle | Zugangsdaten, Protokolldaten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) i. V. m. Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) |
| Gewährleistung der IT-Sicherheit | Protokolldaten, Zugangsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Netz- und Informationssicherheit) |
| Einhaltung regulatorischer Anforderungen (IEC 62304, MDR) | Zugangsdaten, Protokolldaten, ggf. pseudonymisierte Nutzungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) |
| Cookie-basierte Analyse & Marketing (optional) | Cookie-Daten, pseudonymisierte Nutzungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
| Bearbeitung von Support-Anfragen | Bestandsdaten, Kommunikationsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Kundenbetreuung) |
6. Besondere Verarbeitung von Gesundheitsdaten – IEC 62304
orjicloud Health wurde als Medizinprodukte-Software der Klasse I gemäß Verordnung (EU) 2017/745 (Medical Device Regulation – MDR) konzipiert und entwickelt. Die Softwareentwicklung erfolgt nach dem international anerkannten Standard IEC 62304 („Medical Device Software – Software Lifecycle Processes"). Dieser Standard definiert verbindliche Prozesse für die Entwicklung, Wartung und Risikomanagement von Medizinprodukte-Software.
6.1 Rechtliche Grundlage für Gesundheitsdaten
Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG für Zwecke der Gesundheitsversorgung. Der Zugriff auf Gesundheitsdaten ist strikt auf diejenigen Fachärzte beschränkt, die im Rahmen einer konkreten Fallbesprechung miteinander interagieren (Need-to-know-Prinzip).
6.2 IEC 62304 – Software-Lebenszyklus und Datenschutz
Die Einhaltung der IEC 62304 stellt sicher, dass sämtliche Software-Komponenten, die Gesundheitsdaten verarbeiten, einem strukturierten Entwicklungs- und Validierungsprozess unterliegen. Dies umfasst:
- Software Development Plan: Definition datenschutzrelevanter Anforderungen bereits in der Planungsphase
- Software Risk Management (ISO 14971): Systematische Identifikation und Bewertung von Datenschutzrisiken für Patientendaten als Teil des Risikomanagements
- Software Detailed Design: Implementierung von Privacy-by-Design und Privacy-by-Default gemäß Art. 25 DSGVO
- Software Unit Testing & Integration: Validierung sämtlicher Zugriffskontrollen, Audit-Logs und Verschlüsselungsmechanismen
- Software Maintenance Process: Kontinuierliche Überwachung und zeitnahe Aktualisierung bei Sicherheitslücken (Patch-Management)
- Audit Trail: Lückenlose, manipulationssichere Protokollierung aller Zugriffe auf Gesundheitsdaten gemäß IEC 62304 §5.5 und MDR Anhang I, Abschnitt 17.2
6.3 Datentrennung und Pseudonymisierung
Entsprechend den IEC 62304-Anforderungen an die Software-Architektur (Software Architecture Design) werden Patientendaten strikt von Identifikationsdaten getrennt (Separation of Concerns). In der Kommunikationsschnittstelle zwischen Fachärzten erfolgt eine automatische Pseudonymisierung, sodass der behandelnde Arzt die Kontrolle darüber behält, welche patientenbezogenen Informationen er im kollegialen Austausch preisgibt.
6.4 Validierte Verarbeitungsketten
Sämtliche Datenverarbeitungsprozesse, die Gesundheitsdaten berühren, sind gemäß IEC 62304 in der Verifikations- und Validierungsphase getestet und dokumentiert. Jede Änderung an diesen Prozessen unterliegt einem formalen Change-Control-Verfahren mit datenschutzrechtlicher Folgenabschätzung (Data Protection Impact Assessment, DPIA gemäß Art. 35 DSGVO).
8. Hosting und Server-Infrastruktur
Die Plattform orjicloud Health wird auf eigener, dedizierter Server-Infrastruktur der orjicloud betrieben. Es werden keine externen Cloud-Dienste oder Drittanbieter für das Hosting der Kernplattform eingesetzt.
8.1 Server-Standorte
Sämtliche Server und Speichersysteme, auf denen personenbezogene Daten und Gesundheitsdaten verarbeitet werden, befinden sich in Rechenzentren innerhalb der Bundesrepublik Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer findet im Rahmen des Hostings nicht statt.
8.2 Technische Infrastruktur
- Webserver und Application Server: Eigenbetrieb auf orjicloud-eigenen, gehärteten Windows-11-Pro-Servern mit aktuellen Sicherheitspatches in deutschen Rechenzentren
- Datenbanken: Separate Datenbank-Cluster für Stammdaten und Gesundheitsdaten mit logischer und physischer Trennung
- Verschlüsselung: TLS 1.3 für die Transportverschlüsselung (Data-in-Transit); AES-256-GCM für die Speicherverschlüsselung (Data-at-Rest)
- Backup: Tägliche, verschlüsselte Backups in ein georedundantes deutsches Rechenzentrum mit maximal 72-Stunden-RPO
- Monitoring: 24/7-Überwachung aller Systeme – wird durch orjicloud verarbeitet
8.3 Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Server-Logfiles erhoben, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Diese umfassen:
- IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- Name und URL der abgerufenen Ressource
- HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge
- Verwendeter Browser und Betriebssystem (User-Agent)
- Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
Diese Daten werden in Logdateien für einen Zeitraum von maximal 14 Tagen gespeichert und dienen ausschließlich der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Eine Zusammenführung mit anderen Datenbeständen findet nicht statt. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Netz- und Informationssicherheit).
9. Empfänger von Daten / Auftragsverarbeiter
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist. Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurde:
- E-Mail-Dienstleister: Für den Versand von Transaktions-E-Mails (z. B. E-Mail-Bestätigung, Passwort-Reset) nutzen wir einen spezialisierten E-Mail-Service mit Servern in der EU. Es werden keine Gesundheitsdaten per E-Mail übertragen.
- Zahlungsdienstleister (optional): Sofern kostenpflichtige Tarife gebucht werden, erfolgt die Zahlungsabwicklung über zertifizierte Payment Service Provider (PCI-DSS-konform). Wir erhalten keine vollständigen Kreditkartendaten.
Darüber hinaus können wir gesetzlich zur Offenlegung verpflichtet sein, insbesondere gegenüber Aufsichtsbehörden (z. B. Landesdatenschutzbeauftragter) oder im Rahmen strafrechtlicher Ermittlungen.
10. Datenübermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländer) findet grundsätzlich nicht statt. Sollte eine Übermittlung ausnahmsweise erforderlich werden, erfolgt diese nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), geeigneter Garantien (Art. 46 DSGVO, insb. EU-Standardvertragsklauseln) oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).
11. Speicherdauer und Löschfristen
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben:
- Bestands- und Zugangsdaten: Für die Dauer des aktiven Nutzerkontos zuzüglich 30 Tage nach Löschung des Kontos (Sperrfrist für etwaige Wiederherstellungsanfragen). Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. 10 Jahre für steuerlich relevante Daten gemäß § 147 AO) bleiben unberührt.
- Gesundheitsdaten: Die Speicherdauer richtet sich nach den medizinischen Erforderlichkeiten und den gesetzlichen Dokumentationspflichten (insb. § 630f BGB: 10 Jahre für Patientenakten). Sie können jederzeit die Löschung nicht mehr benötigter Fallbesprechungen veranlassen.
- Server-Logfiles: Maximal 14 Tage
- Cookie-Präferenzen: 365 Tage (freiwilliger Consent), danach wird der Banner erneut angezeigt
- Audit-Logs (IEC 62304): Entsprechend den regulatorischen Vorgaben für Medizinprodukte-Software für die Lebensdauer des Produkts zuzüglich der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist
Nach Ablauf der Speicherfristen werden die Daten datenschutzkonform gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
12. Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu, die Sie jederzeit unentgeltlich geltend machen können:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen („Recht auf Vergessenwerden").
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
- Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: privacy@orjicloud.de. Wir werden Ihre Anfrage innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) beantworten. Für die Identifikation behalten wir uns vor, einen Identitätsnachweis anzufordern.
13. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nach einem Widerspruch nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Ihren Widerspruch richten Sie bitte an: privacy@orjicloud.de.
14. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen (Art. 32 DSGVO). Unsere Sicherheitsarchitektur wird regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst.
- Zutrittskontrolle: Rechenzentren mit mehrstufigen Zutrittskontrollen, Videoüberwachung, 24/7-Personal vor Ort
- Zugangskontrolle: Starke Authentifizierung mit Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Administrationszugänge; Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
- Zugriffskontrolle: Berechtigungskonzept auf Need-to-know-Basis; automatische Sperrung nach Inaktivität; revisionssichere Protokollierung aller Zugriffe (Audit Trail)
- Pseudonymisierung: Trennung von Identifikationsdaten und medizinischen Fallinformationen in getrennten Datenbank-Schemata
- Verschlüsselung: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) für die Facharzt-Kommunikation; TLS 1.3 für alle Web-Verbindungen; AES-256 für ruhende Daten
- Netzwerksicherheit: Segmentierte Netzwerke mit Firewalls, IDS/IPS-Systemen und DDoS-Schutz
- Datenschutz-Folgenabschätzung: Vor Einführung neuer Verarbeitungsprozesse führen wir eine DPIA gemäß Art. 35 DSGVO durch
15. Hinweis zu Minderjährigen
Unsere Plattform richtet sich ausschließlich an approbierte Fachärzte und medizinisches Fachpersonal. Die Nutzung durch Personen unter 18 Jahren ist nicht vorgesehen und nicht gestattet. Sollten wir feststellen, dass Daten Minderjähriger ohne elterliche Einwilligung verarbeitet wurden, werden wir diese unverzüglich löschen.
16. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO durch. Insbesondere werden keine medizinischen Entscheidungen durch Algorithmen getroffen – sämtliche medizinische Beurteilungen erfolgen ausschließlich durch die beteiligten Fachärzte im Rahmen ihrer ärztlichen Verantwortung.
17. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, technische Weiterentwicklungen oder neue Funktionen der Plattform anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar. Wesentliche Änderungen werden wir unseren Nutzern rechtzeitig per E-Mail bekannt geben.
18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)Promenade 27
91522 Ansbach
Website: www.lda.bayern.de
Sie können sich auch an jede andere Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.